{"id":4579,"date":"2020-04-14T06:11:52","date_gmt":"2020-04-14T06:11:52","guid":{"rendered":"http:\/\/joapen.com\/blog\/?p=4579"},"modified":"2020-04-14T06:11:52","modified_gmt":"2020-04-14T06:11:52","slug":"el-juego-del-inbox-zero","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/joapen.com\/blog\/2020\/04\/14\/el-juego-del-inbox-zero\/","title":{"rendered":"El juego del inbox zero"},"content":{"rendered":"<p>Este es un correo para una amiga que se enfrenta a la virtualizaci\u00f3n de su puesto de trabajo, y se encuentra que es capaz de lidiar con todo menos con el correo electr\u00f3nico que es una herramienta que tiene muy mal uso y que se come todo el tiempo del mundo.<\/p>\n<p>Por eso, el juego del &#8220;inbox zero&#8221;, es un juego adecuado para estas ocasiones.<\/p>\n<h1>Objetivo<\/h1>\n<p>El objetivo del juego es tener el menor n\u00famero de comunicaciones v\u00eda e-mail posibles. La comunicaci\u00f3n eficiente es posible, el llegar a zero es una utop\u00eda, a la cual no hay que renunciar.<\/p>\n<h1>La analog\u00eda, el reba\u00f1o de ovejas<\/h1>\n<p>Usar\u00e9 el reba\u00f1o de ovejas como analog\u00eda para explicar algunas cosas ya que esta guarda ciertas similitudes con el juego.<\/p>\n<p>Las ovejas son seres gregarios, pero que en grupo se comportan de una manera grupal y atienden bien ciertas<\/p>\n<ul>\n<li>El pastor: eres t\u00fa, la jugadora.<\/li>\n<li>Las ovejas: los remitentes de correo, en general, hay muchos tipos de ovejas.<\/li>\n<li>Las ovejas negras: como en todos sitios, las hay, aqu\u00ed tambi\u00e9n. Las hay tambi\u00e9n de muchos tipos.<\/li>\n<li>Los perros, la chivata, el silbido: son las herramientas para llevar las ovejas en la direcci\u00f3n adecuada, en nuestro caso hacia el inbox cero. Hay herramientas amables, y otras no tan amables.<\/li>\n<li>La hierba: la oveja quiere hierba (alguna informaci\u00f3n), y la prefiere fresca, por eso hay que ir llev\u00e1ndola hacia donde hay hierba fresca y no hacia donde est\u00e1 raso. Eres una pastora de miles de ovejas, no puedes poner a cada una delante de un mato de hierba fresca, hay que hacerlo de otra manera.<\/li>\n<\/ul>\n<h1>El enemigo<\/h1>\n<p>El enemigo del correo es el individuo que lo env\u00eda. Los hay de distinta naturaleza por su jerarqu\u00eda en todo esto y tambi\u00e9n seg\u00fan la experiencia que tienen en el uso de el correo y de otras herramientas.<\/p>\n<p>Hay correos leg\u00edtimos y estos merecen respuesta en un tiempo adecuado, pero hay otros correos que no lo son y que la oveja debe ir a otro sitio a coger su informaci\u00f3n o hierba fresca.<\/p>\n<p>El correo es gratis, y adem\u00e1s accesible, hay gente que se le pasa una idea por la cabeza, abren el tel\u00e9fono y te escriben. Eso son un tipo de ovejas negras y son las que m\u00e1s hay que controlar.<\/p>\n<p>El jefe de los pastores tambi\u00e9n env\u00eda correos, a este hay que darle la informaci\u00f3n que requiere, pero no por ello deja de ser una oveja m\u00e1s, de las que hay que tener cerca y bien alimentada, pero sin volverse locos.<\/p>\n<h1>Los principales obst\u00e1culos del jugador<\/h1>\n<p>El objetivo del juego es tener zero inbox, con lo que para ello hay que hacer varias cosas:<\/p>\n<ul>\n<li>Tratar de recibir el menor n\u00famero de correos posibles.<\/li>\n<li>Responderlos o archivarlos seg\u00fan convenga sin responderlos.<\/li>\n<\/ul>\n<h1>Reglas b\u00e1sicas del juego<\/h1>\n<ol>\n<li>La \u00fanica persona consciente de este juego eres t\u00fa. Si una oveja se entera del juego deja de ser gregaria y adem\u00e1s le molesta que la trates como una oveja. Recuerda, oveja es todo el que te env\u00eda un correo.<\/li>\n<li>Tienes que medir todos los d\u00edas. Los fines de semana tambi\u00e9n, ya que las ovejas quieren su pasto todos los d\u00edas.<\/li>\n<li>Organizaci\u00f3n de carpetas: tienes que tener carpetas para desviar y limpiar tu inbox. Hay muchas t\u00e9cnicas para hacerlo. Yo uso la m\u00e1s bruta de todas: solo tengo un archivado y el inbox.<\/li>\n<li>Adecuaci\u00f3n al contexto: tienes que adecuar el juego a tu contexto de trabajo que es bastante diferente al m\u00edo.<\/li>\n<li>No contestar a un correo y archivarlo es un punto positivo (siempre que se haga con sentido y se posterge el darle la informaci\u00f3n despu\u00e9s o mediante otro canal de comunicaci\u00f3n a la oveja).<\/li>\n<\/ol>\n<h1>Din\u00e1mica del juego<\/h1>\n<p>Cuando se comienza el juego<\/p>\n<ul>\n<li>Llegas por la ma\u00f1ana abres el correo y empiezan a entrar correos. Empiezan las clases y no te ha dado tiempo a contestar a todos los correos. Llega el final del d\u00eda y el n\u00famero de correos ha llegado a un nivel imposible de gestionar sin estar hasta la noche con ellos. De noche hay un goteo de ovejas aburridas que quieren un extra de pasto.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Cuando se tiene el juego controlado<\/p>\n<ul>\n<li>Llegas por la ma\u00f1ana, contestas a tus correos en los huecos definidos, atiendes las clases, las tutor\u00edas, escribes en el blog\/FAQ y cierras el ordenador a una hora decente con la seguridad de haber hecho todo lo que realmente tocaba hacer.<\/li>\n<\/ul>\n<h1>Herramientas: reuniones<\/h1>\n<p>Hay correos que se tarda 1 minuto en responder por tel\u00e9fono y que se tarda 10 en contestar porque tienes que a\u00f1adir mucha informaci\u00f3n para a\u00f1adirle contexto.<\/p>\n<p>Para ello, hay que crear espacios de preguntas y respuestas libres, a los que el que quiera conectarse a la llamada (o v\u00eddeo) lo pueden hacer y ah\u00ed pueden satisfacer su sed de informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Para ello hay que dejar de contestar a algunos correos o simplemente responder &#8220;vente a la llamada de tutor\u00eda ma\u00f1ana y te respondo&#8221;.<\/p>\n<p>Estas reuniones deben ser una vez al d\u00eda, y en principio 30 minutos.<\/p>\n<h1>Herramientas: blog o FAQ<\/h1>\n<p>Hay que tener espacios comunes para que las ovejas del mismo tipo coman el pasto que es el mismo para ellos. Contestar correos individuales es un error, es mejor crear una respuesta en un sitio com\u00fan y responder con un enlace a ese sitio.<\/p>\n<p>Al principio habr\u00e1 que enviar un correo directamente para decir, aqu\u00ed tienes tu respuesta, pero llegado un tiempo se puede limitar esa respuesta con un: &#8220;est\u00e1 en el blog&#8221;, sin &#8220;hola fulanito&#8221;, ni &#8220;un saludo&#8221;. A ver si lo pilla.<\/p>\n<p>En las reuniones de preguntas, se puede usar el compartir la pantalla para remitir a la informaci\u00f3n que se pide y educar a la oveja a como encontrar la hierba por si misma.<\/p>\n<h1>Herramienta: la firma del correo<\/h1>\n<p>La firma del correo es una herramienta poderosa, normalmente se pone el nombre de la persona y el tel\u00e9fono. Pero se pueden a\u00f1adir m\u00e1s cosas.<\/p>\n<pre>un saludo\r\nFulanito de tal\r\nPara informaci\u00f3n sobre el temario y otras cosas &gt;&gt; pincha aqu\u00ed &lt;&lt;\r\nPara dudas, atiende una de estas llamadas &gt;&gt; calendario aqu\u00ed &lt;&lt;<\/pre>\n<h1>Herramienta, la tutor\u00eda personal<\/h1>\n<p>Hay cosas que se pueden tratar en una tutor\u00eda con m\u00e1s ovejas en la llamada, pero hay cosas que es importante hacerlo en privado.<\/p>\n<p>Si alguien requiere de una llamada en privado, se le pide primero que lo pida y explique el objeto de la llamada.<\/p>\n<p>Yo definir\u00eda un hueco de la ma\u00f1ana o de la tarde, al igual que las tutor\u00edas colectivas de 30 minutos, y se le asignan estos huecos a los individuos que lo pidan.<\/p>\n<h1>Herramienta: El timing<\/h1>\n<p>El timing del correo es importante. Si acostumbras a la oveja a recibir un correo en una hora, vas a generar esa expectativa. Si modulas el timing acostumbrar\u00e1s a la oveja a valerse por si misma.<\/p>\n<p>Cuando se abre un correo, la reacci\u00f3n inmediata es darle a &#8220;responder&#8221;. Este h\u00e1bito hay que eliminarlo. Evaluamos:<\/p>\n<ul>\n<li>Si el correo es urgente o no.<\/li>\n<li>Si es relevante o no.<\/li>\n<li>Si tiene la informaci\u00f3n en otro sitio o no.<\/li>\n<li>Si viene a deshora o no.<\/li>\n<\/ul>\n<h1>Herramienta: Reglas en cada caso (adaptar convenientemente)<\/h1>\n<p>El correo seg\u00fan su urgencia:<\/p>\n<ul>\n<li>Urgente: se trata de contestar en el d\u00eda o de inmediato.<\/li>\n<li>No urgente: se dan unas horas o se contesta al d\u00eda siguiente.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El correo seg\u00fan su relevancia:<\/p>\n<ul>\n<li>Relevante: se contesta.<\/li>\n<li>Poco relevante: se remite a un documento o se deja sin contestar y se a\u00f1ade un punto para la tutor\u00eda de manera que se contesta all\u00ed.<\/li>\n<li>Nada relevante: al archivado.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El correo seg\u00fan si tiene la informaci\u00f3n ya en otro sitio:<\/p>\n<ul>\n<li>No la tiene: se decide la manera m\u00e1s eficiente de comunicarla: tutor\u00eda general, escribiendolo en un sitio com\u00fan (por ser una pregunta relevante para todos y que tiene sentido documentar), o lo mismo es necesario tener una tutor\u00eda particular.<\/li>\n<li>La tiene: si es novel en el uso de la herramienta com\u00fan, se le ayuda a encontrarla envi\u00e1ndole un correo de manera positiva. Si no es nuevo en estas lides, se le contesta &#8220;mira en el blog&#8221;.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Seg\u00fan la hora de llegada:<\/p>\n<ul>\n<li>en horario de trabajo: se prioriza.<\/li>\n<li>Fuera del horario de trabajo: se deja para el hueco de la ma\u00f1ana. Si acostumbras a la oveja a comer hierba por la noche o los fines de semana, malo. Las ovejas tienen sus horarios de comida, no tienen la opci\u00f3n a ir al 24h, pero si las mal educas a que pueden comer a cualquier hora, pues se convertir\u00e1n en remolonas y no comer\u00e1n cuando tienen que hacerlo.<\/li>\n<\/ul>\n<h1>Herramienta: Huecos para contestar el correo<\/h1>\n<p>A lo largo del d\u00eda yo creo en la agenda huecos de 15 minutos para contestar el correo. Yo por ejemplo: uno por la ma\u00f1ana, otro a media ma\u00f1ana, antes de comer, a media tarde y en el cierre. Por la noche contesto correos, pero lo limito mucho.<\/p>\n<h1>Las ovejas negras<\/h1>\n<p>Estas son ovejas que se desv\u00edan del reba\u00f1o, pero que usando la herramienta adecuada pueden volverlas a meter en el reba\u00f1o. Hay que tener cuidado con ellas,<\/p>\n<h1>Las ovejas pastoras<\/h1>\n<p>Hay ovejas que se creen perros pastores y dan balidos a otras ovejas, estas son \u00fatiles porque pueden crear informaci\u00f3n para otras y quitarte trabajo. Estas encuentran en el reconocimiento, un est\u00edmulo para seguir actuando como perros pastores.<\/p>\n<p>Por desgracia, son escasas.<\/p>\n<h1>Los corderitos<\/h1>\n<p>Son corderitos, no saben como actuar, hay que ser pacientes con ellos y educarlos en donde encontrar el pasto.<\/p>\n<h1>Las ovejas descarriadas<\/h1>\n<p>Estas ovejas no tienen soluci\u00f3n, hay que vivir con ello. Hay que aplicarle a cada una lo que se merece en la medida que se pueda.<\/p>\n<h1>Si no mides, no sabes si est\u00e1s ganando.<\/h1>\n<p>Como minimo cuenta los correos que recibes en el d\u00eda. Esto tienes que hacerlo a la ma\u00f1ana siguiente, pasadas las 24 horas. de 0:00 a 23:59.<\/p>\n<p>Otra m\u00e9trica interesante es contar el n\u00famero de correos que env\u00edas.<\/p>\n<p>Ap\u00fantalos en un papel, cuando est\u00e9s c\u00f3moda con el uso que las ovejas hacen del correo, tira el papel, ganaste el juego.<\/p>\n<p>\u00a1Suerte!<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Este es un correo para una amiga que se enfrenta a la virtualizaci\u00f3n de su puesto de trabajo, y se encuentra que es capaz de lidiar con todo menos con el correo electr\u00f3nico que es una herramienta que tiene muy mal uso y que se come todo el tiempo del mundo. 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