Usando mapas en una iniciativa de negocio

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Los casos de negocio (del inglés business case) son una herramienta muy presente en el entorno empresarial y se pueden usar en muchos contextos.

Yo el uso que les doy es muy particular, los uso para explicar una iniciativa de TI en base a un programa o un proyecto, en el cual al final pido dinero para hacer algo y que mejore algo. La credibilidad de un business case depende de muchas cosas, y al final este tiene que tener un retorno claro para la organización (ahorro concreto en euros, ahorro concreto en tiempo, incremento potencial de ventas, etc).

¿qué contiene un business case?

La documentación de un business case puede ser un par de hojas o un documento de cientos de páginas. Depende de lo que pides y a quien se lo pides.

Las secciones que tiene un business case depende de la iniciativa que vayas a tratar de lanzar, no es lo mismo crear un producto, una empresa, lanzar un proyecto de TI, un programa de mejora Six Sigma o presentar una propuesta a un ente público.

Como las opciones son infinitas, yo voy a simplificar un poco el asunto para explicar donde puede ayudar los mapas de Wardley en la definición de un business case.

Normalmente en un business case podemos encontrar:

• Resumen ejecutivo.
• Descripción de la situación actual (AS-IS).
• Análisis de mercado.
• Análisis del cliente.
• Descripción de la situación deseada o a la que se quiere ir (TO-BE).
• Solución propuesta (puede incluir una única solución o alternativas).
• Plan para llevar a cabo el trabajo e ir a la situación objetivo (de las soluciones propuestas).
• Análisis financiero (premisas, riesgos, y otras consideraciones).
• Otras consideraciones.

La creación de un caso de negocio es un trabajo que contiene ciertas iteraciones y que empieza con poca información y que conforme la iniciativa avanza pues se va completando la documentación y alcanzando mayor consenso.

Como usar los mapas de Wardley en los business cases

Si el lector es conocedor de la mecánica de los mapas de Wardley probablemente estas líneas le resultaran poco provechosas, pero trataré de ir al detalle de dónde más a mi me ha ayudado en la definición y la defensa de un caso de negocio.

La descripción de la situación actual

En esta fase, tener un mapa y poder hablar con las partes interesadas del mismo y corroborar el entendimiento que uno tiene de cada cosa es muy útil. Si, es pura gestión de expectativas y de entender que entiende cada parte sobre los detalles de la situación actual. Fallar en esto puede dar al traste con la defensa del caso de negocio, ya que alguien contrario a su iniciativa puede facilmente tumbar tu iniciativa rechazando tu descripción de la realidad que tu presentas.

Limitarse a dibujar el mapa es poco enriquecedor, es importante que describamos los patrones climáticos que creemos que afectan al entorno, que apuntemos las doctrinas de la organización o de un competidor (si procede) y comentar los tipos de jugadas puestos en marcha actualmente.

Si se hace un mapa, y se puede hacer uno enfocándose en los flujos de capital actual, después podremos hacer otro similar con los flujos de capital futuros esperados.

Análisis de mercado

Normalmente los análisis de mercado contienen una cantidad de información infinita y de tablas de datos muy complejas de asimilar. Las personas que leen muchos documentos tienden a agradecer un apoyo visual que les permita ganar contexto de manera rápida y que

Las personas con poder de aprobación presupuestaria tienen poco tiempo, y si en tu caso de negocio facilitas el entendimiento del contenido, el lector de su iniciativa lo valorará positivamente.

Si un mapa en este punto no encaja, pues no pasa nada, mejor no abusar.

Análisis de cliente

Aquí en el planteamiento general de necesidades del cliente los mapas ayudan mucho, ¡es para lo que se crearon!

Después la descripción de cada componente del mapa, de cada necesidad, de cada línea de movimiento o de las características de cada necesidad puede definirse con la profundidad que se crea necesaria.

Si usa los mapas para describir la descripción de la situación actual, probablemente pueda enlazar ambos mapas, así que hágalo para que las cosas no queden inconexas.

Descripción de la situación objetivo (TO-BE)

Si hemos usado los mapas para describir la situación actual, nos será muy útil y sencillo incluir a ese mapa la situación objetivo, donde habrá componentes que evolucionarán y donde también habrá componentes nuevos.

De nuevo, el uso de los mapas en cada etapa del business case facilita el hilo conductor de la historia que se está contando y de los elementos de los mismos.

Como todo en la vida, ya se usen los mapas o no, la historia tiene que encajar, no puede haber incongruencias, sino no será creíble.

Si en la situación actual se hizo un mapa representando los flujos de capital, en esta sección podría ser bueno hacer un mapa con los flujos de capital esperados.

Solución propuesta

La solución puede ser única o haber varias soluciones. Aquí los mapas nos pueden ayudar a visualizar los estados transitorios intermedios que pueden existir y/o ayudar a explicar donde inciden cada una de las acciones propuestas sobre los componentes anteriormente representados.

Hay veces que no es útil usar los mapas y es mejor aportar otro tipo de detalles, lo importante es enfocarse en escribir lo que tiene valor. De nuevo abusar de los mapas es contraproducente.

Plan para implementar la solución propuesta

El valor es muy similar al que acabo de explicar para «la solución propuesta»

Análisis financiero

Nunca he dibujado un mapa especificamente para esta sección, aquí prefiero que el resto del contenido y que los datos del retorno de la inversión queden muy claro. Además a los aprobadores siempre les gusta ver los datos en formatos estándar, con lo que innovar con «cacharros visuales» no es algo que quiera intentar aquí.