Este es un correo para una amiga que se enfrenta a la virtualización de su puesto de trabajo, y se encuentra que es capaz de lidiar con todo menos con el correo electrónico que es una herramienta que tiene muy mal uso y que se come todo el tiempo del mundo.

Por eso, el juego del “inbox zero”, es un juego adecuado para estas ocasiones.

Objetivo

El objetivo del juego es tener el menor número de comunicaciones vía e-mail posibles. La comunicación eficiente es posible, el llegar a zero es una utopía, a la cual no hay que renunciar.

La analogía, el rebaño de ovejas

Usaré el rebaño de ovejas como analogía para explicar algunas cosas ya que esta guarda ciertas similitudes con el juego.

Las ovejas son seres gregarios, pero que en grupo se comportan de una manera grupal y atienden bien ciertas

• El pastor: eres tú, la jugadora.
• Las ovejas: los remitentes de correo, en general, hay muchos tipos de ovejas.
• Las ovejas negras: como en todos sitios, las hay, aquí también. Las hay también de muchos tipos.
• Los perros, la chivata, el silbido: son las herramientas para llevar las ovejas en la dirección adecuada, en nuestro caso hacia el inbox cero. Hay herramientas amables, y otras no tan amables.
• La hierba: la oveja quiere hierba (alguna información), y la prefiere fresca, por eso hay que ir llevándola hacia donde hay hierba fresca y no hacia donde está raso. Eres una pastora de miles de ovejas, no puedes poner a cada una delante de un mato de hierba fresca, hay que hacerlo de otra manera.

El enemigo

El enemigo del correo es el individuo que lo envía. Los hay de distinta naturaleza por su jerarquía en todo esto y también según la experiencia que tienen en el uso de el correo y de otras herramientas.

Hay correos legítimos y estos merecen respuesta en un tiempo adecuado, pero hay otros correos que no lo son y que la oveja debe ir a otro sitio a coger su información o hierba fresca.

El correo es gratis, y además accesible, hay gente que se le pasa una idea por la cabeza, abren el teléfono y te escriben. Eso son un tipo de ovejas negras y son las que más hay que controlar.

El jefe de los pastores también envía correos, a este hay que darle la información que requiere, pero no por ello deja de ser una oveja más, de las que hay que tener cerca y bien alimentada, pero sin volverse locos.

Los principales obstáculos del jugador

El objetivo del juego es tener zero inbox, con lo que para ello hay que hacer varias cosas:

• Tratar de recibir el menor número de correos posibles.
• Responderlos o archivarlos según convenga sin responderlos.

Reglas básicas del juego

1. La única persona consciente de este juego eres tú. Si una oveja se entera del juego deja de ser gregaria y además le molesta que la trates como una oveja. Recuerda, oveja es todo el que te envía un correo.
2. Tienes que medir todos los días. Los fines de semana también, ya que las ovejas quieren su pasto todos los días.
3. Organización de carpetas: tienes que tener carpetas para desviar y limpiar tu inbox. Hay muchas técnicas para hacerlo. Yo uso la más bruta de todas: solo tengo un archivado y el inbox.
4. Adecuación al contexto: tienes que adecuar el juego a tu contexto de trabajo que es bastante diferente al mío.
5. No contestar a un correo y archivarlo es un punto positivo (siempre que se haga con sentido y se posterge el darle la información después o mediante otro canal de comunicación a la oveja).

Dinámica del juego

Cuando se comienza el juego

• Llegas por la mañana abres el correo y empiezan a entrar correos. Empiezan las clases y no te ha dado tiempo a contestar a todos los correos. Llega el final del día y el número de correos ha llegado a un nivel imposible de gestionar sin estar hasta la noche con ellos. De noche hay un goteo de ovejas aburridas que quieren un extra de pasto.

Cuando se tiene el juego controlado

• Llegas por la mañana, contestas a tus correos en los huecos definidos, atiendes las clases, las tutorías, escribes en el blog/FAQ y cierras el ordenador a una hora decente con la seguridad de haber hecho todo lo que realmente tocaba hacer.

Herramientas: reuniones

Hay correos que se tarda 1 minuto en responder por teléfono y que se tarda 10 en contestar porque tienes que añadir mucha información para añadirle contexto.

Para ello, hay que crear espacios de preguntas y respuestas libres, a los que el que quiera conectarse a la llamada (o vídeo) lo pueden hacer y ahí pueden satisfacer su sed de información.

Para ello hay que dejar de contestar a algunos correos o simplemente responder “vente a la llamada de tutoría mañana y te respondo”.

Estas reuniones deben ser una vez al día, y en principio 30 minutos.

Herramientas: blog o FAQ

Hay que tener espacios comunes para que las ovejas del mismo tipo coman el pasto que es el mismo para ellos. Contestar correos individuales es un error, es mejor crear una respuesta en un sitio común y responder con un enlace a ese sitio.

Al principio habrá que enviar un correo directamente para decir, aquí tienes tu respuesta, pero llegado un tiempo se puede limitar esa respuesta con un: “está en el blog”, sin “hola fulanito”, ni “un saludo”. A ver si lo pilla.

En las reuniones de preguntas, se puede usar el compartir la pantalla para remitir a la información que se pide y educar a la oveja a como encontrar la hierba por si misma.

Herramienta: la firma del correo

La firma del correo es una herramienta poderosa, normalmente se pone el nombre de la persona y el teléfono. Pero se pueden añadir más cosas.

un saludo
Fulanito de tal
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Herramienta, la tutoría personal

Hay cosas que se pueden tratar en una tutoría con más ovejas en la llamada, pero hay cosas que es importante hacerlo en privado.

Si alguien requiere de una llamada en privado, se le pide primero que lo pida y explique el objeto de la llamada.

Yo definiría un hueco de la mañana o de la tarde, al igual que las tutorías colectivas de 30 minutos, y se le asignan estos huecos a los individuos que lo pidan.

Herramienta: El timing

El timing del correo es importante. Si acostumbras a la oveja a recibir un correo en una hora, vas a generar esa expectativa. Si modulas el timing acostumbrarás a la oveja a valerse por si misma.

Cuando se abre un correo, la reacción inmediata es darle a “responder”. Este hábito hay que eliminarlo. Evaluamos:

• Si el correo es urgente o no.
• Si es relevante o no.
• Si tiene la información en otro sitio o no.
• Si viene a deshora o no.

Herramienta: Reglas en cada caso (adaptar convenientemente)

El correo según su urgencia:

• Urgente: se trata de contestar en el día o de inmediato.
• No urgente: se dan unas horas o se contesta al día siguiente.

El correo según su relevancia:

• Relevante: se contesta.
• Poco relevante: se remite a un documento o se deja sin contestar y se añade un punto para la tutoría de manera que se contesta allí.
• Nada relevante: al archivado.

El correo según si tiene la información ya en otro sitio:

• No la tiene: se decide la manera más eficiente de comunicarla: tutoría general, escribiendolo en un sitio común (por ser una pregunta relevante para todos y que tiene sentido documentar), o lo mismo es necesario tener una tutoría particular.
• La tiene: si es novel en el uso de la herramienta común, se le ayuda a encontrarla enviándole un correo de manera positiva. Si no es nuevo en estas lides, se le contesta “mira en el blog”.

Según la hora de llegada:

• en horario de trabajo: se prioriza.
• Fuera del horario de trabajo: se deja para el hueco de la mañana. Si acostumbras a la oveja a comer hierba por la noche o los fines de semana, malo. Las ovejas tienen sus horarios de comida, no tienen la opción a ir al 24h, pero si las mal educas a que pueden comer a cualquier hora, pues se convertirán en remolonas y no comerán cuando tienen que hacerlo.

Herramienta: Huecos para contestar el correo

A lo largo del día yo creo en la agenda huecos de 15 minutos para contestar el correo. Yo por ejemplo: uno por la mañana, otro a media mañana, antes de comer, a media tarde y en el cierre. Por la noche contesto correos, pero lo limito mucho.

Las ovejas negras

Estas son ovejas que se desvían del rebaño, pero que usando la herramienta adecuada pueden volverlas a meter en el rebaño. Hay que tener cuidado con ellas,

Las ovejas pastoras

Hay ovejas que se creen perros pastores y dan balidos a otras ovejas, estas son útiles porque pueden crear información para otras y quitarte trabajo. Estas encuentran en el reconocimiento, un estímulo para seguir actuando como perros pastores.

Por desgracia, son escasas.

Los corderitos

Son corderitos, no saben como actuar, hay que ser pacientes con ellos y educarlos en donde encontrar el pasto.

Las ovejas descarriadas

Estas ovejas no tienen solución, hay que vivir con ello. Hay que aplicarle a cada una lo que se merece en la medida que se pueda.

Si no mides, no sabes si estás ganando.

Como minimo cuenta los correos que recibes en el día. Esto tienes que hacerlo a la mañana siguiente, pasadas las 24 horas. de 0:00 a 23:59.

Otra métrica interesante es contar el número de correos que envías.

Apúntalos en un papel, cuando estés cómoda con el uso que las ovejas hacen del correo, tira el papel, ganaste el juego.

¡Suerte!